Når kundene/pasientene dine har bestilt en time, kan du sende dem en bekreftelse på booking og en påminnelse via SMS og/eller e-post.
Innhold:
Slik setter du opp bekreftelser og påminnelser:
Gå til Meny → Konfigurasjon → Kommunikasjon
Generelt
I dette feltet må du først angi hvilke kommunikasjonskanaler du vil bruke – SMS, e-post, eller begge deler.
Dersom du ikke ønsker å sende SMS, må du fjerne haken i boksen for SMS.
Aktiver lange SMS-er:
Rett under "E-post" og "SMS" kan du velge å aktivere lange SMS-er ved å huke av for "Aktiver lange SMS".
Dersom du ikke aktiverer dette, vil SMS-er som overstiger 160 tegn (inkl. mellomrom) ikke bli sendt.
Bekreftelser
Her setter du opp innholdet for bekreftelser. Det finnes ett felt for e-postbekreftelser og ett for SMS-bekreftelser.
For e-postbekreftelser: Huk av for "Send e-post ved booking"
For SMS-bekreftelser: Huk av for "Send SMS ved booking", dersom du ønsker å sende bekreftelse på SMS
Ved skriving av SMS-innhold vil du i boksen til høyre se et estimat på antall tegn meldingen bruker.
Vær oppmerksom på den røde teksten:
"Antall tegn kan variere når koder brukes"
Se mer om koder lenger ned i guiden.
SMS-påminnelser
Her angir du hvor lang tid før en booking påminnelsen skal sendes. Du kan sende én eller to påminnelser.
I det første feltet angir du tidsintervallet for utsendelse.
Det er viktig at dette ikke er for snevert, slik at systemet rekker å forsøke å sende på nytt ved feil.
Deretter skriver du inn innholdet til SMS-påminnelsene:
Én SMS per booking: Huk av her dersom kunden skal få én SMS per avtale samme dag.
Hvis ikke, får de bare en påminnelse for dagens første avtale.SMS-påminnelse 1: Huk av for å aktivere den første påminnelsen og skriv inn teksten.
SMS-påminnelse 2: Huk av hvis du vil sende to påminnelser, og skriv teksten.
SMS ved avlysning: Brukes ved både kundens og dine egne avlysninger.
Fyll ut tekstene for:"Kunden har selv avlyst"
"Avlyst av behandler"
E-postpåminnelser
Du kan også sende påminnelser via e-post – dette er gratis, i motsetning til SMS.
Sendes: Angi tidspunkt for når e-posten skal sendes.
E-postpåminnelse: Huk av for å aktivere, og skriv inn meldingen.
Én e-post per booking: Huk av for å sende én påminnelse per avtale samme dag.
Send på nytt ved flytting: Huk av hvis du vil at systemet skal sende ny påminnelse dersom timen er flyttet.
Koder
Koder fungerer som flettefelter i et brev. Eksempel:
Hvis du bruker koden $name$, vil kundens navn automatisk bli satt inn.
Siden navn og andre data varierer i lengde, er det ikke mulig å vite på forhånd hvor mange tegn meldingen blir totalt.
Du finner tilgjengelige koder nederst på siden under overskriften "Koder".
Eksempler på koder:
$name$→ Kundens navn$time$→ Avtaletid$date$→ Dato
(flere tilgjengelige koder finner du i systemet)
📌 Tip:
Rull tilbake til "Bekreftelser" for å teste og forhåndsvise meldingen med koder.
🎧 Har du spørsmål?
Ta gjerne kontakt med vår support hvis du har behov for hjelp med å sette opp bekreftelser og påminnelser.