Nedenfor finner du en utdypning av de viktigste funksjonene for klippekort:
Gyldighet:
Når et klippekort utløper, vil systemet automatisk fange dette. Det betyr at ved første kassestenging etter utløpsdato, vil restsaldoen på klippekortet bli bokført med verdi 0 kr, og motposten vil bli satt til "Konto, Tap/Gevinst".
Konto, status:
Når et klippekort selges, eller et abonnement faktureres, blir saldoen bokført på "Konto, Status". Det er som regel en valgt betalingstype som fungerer som motpost. Dette vises i Z-rapportene.
Momskode:
Normalt skal feltet for momskode ikke fylles ut. Hvis det fylles ut, vil det bli trukket merverdiavgift (mva) av salgsprisen for klippekortet på salgstidspunktet. I praksis betyr dette at en momskode legges til posteringen som bokføres på "Konto, Status". Dette gjør at saldoen på både klippekortet og regnskapskontoen er ekskl. mva.
Konto, tap/gevinst:
Hvis et klippekort utløper på grunn av tidsfrist eller fordi siste klipp er brukt, vil eventuelle differanser bli bokført på "Konto, Tap/Gevinst", for å nullstille "Konto, Status".
Vanlig bruk av klippekortet
Når klippekort brukes som betalingsmiddel i kassen, vil omsetningen bokføres på den kontoen som normalt benyttes for den aktuelle tjenesten. Prisen på tjenesten justeres automatisk til den verdien som er satt på klippekortet.
Eksempel:
En tjeneste koster vanligvis 395 kr. Du selger et klippekort med 3 klipp for 995 kr.
Her settes justert pris pr. klipp til 332 kr.
Når alle tre klipp er brukt, er det bokført 996 kr.
Differansen på 1 kr blir da bokført på "Konto, Tap/Gevinst" for å nullstille "Konto, Status".
På samme måte er det mulig å gjøre prisendringer på allerede opprettede klippekort – både på tjenestene og prisen for klippekortet. De eksisterende klippekortene vil bli bokført med de nye verdiene. Når klippekortet lukkes og avstemmes, vil det automatisk foretas en justering mellom "Konto, Status" og "Konto, Tap/Gevinst".